Qu'est-ce que c'est?

Le Cahier des Charges est la définition de ce dont vous avez besoin.

Le Cahier des Charges doit exprimer au(x) fournisseur(s) ce qu'ils doivent réaliser, et ce qui permettra de dire sans doute que la fourniture ou la prestation a été bien réalisée.

Le Cahier des Charges regroupe donc:

  • Ce que l'entreprise veut
  • Ce que l'entreprise ne veut pas
  • Ce qu'il faudra faire si un problème survient

Pour produire toutes ces informations, il est nécessaire de regrouper les attentes de toutes les personnes concernées dans l'entreprise:

  • Concepteurs techniques
  • Ventes
  • Achats
  • Juristes
  • Responsables stocks, transport
  • Qualiticiens
  • Responsables de production/ expéditions
  • Etc.

Questions

Qui doit rédiger le Cahier des Charges?

Nous vous conseillons de distinguer le secrétariat, ou mise en forme, qui peut être fait par une seule personne (responsable de projet, acheteur, membre du BE...) et la fourniture des exigences, qui ne peut qu'être faite en groupe. Ainsi un acheteur peut très bien rédiger, s'il ne fait que retranscrire les besoins connus par ailleurs. Dans certaines administrations, les CdC sont rédigés par les services économiques. Dans des sociétés japonaises, les ingénieurs de conception le font. Etc...

Le Cahier des Charges doit-il comprendre les plannings, ou notions de délais?

Bien sûr, puisque c'est un besoin de l'entreprise. En fonction du planning, les technologies, les logistiques, les prix... vont varier.

Le CdC doit-il contenir le budget?

Si le client n'a pas d'idée précise du budget, il vaut mieux sans doute ne pas mentionner de budget et "laisser venir". Les offres des fournisseurs fourniront des indications utiles. Si, par contre, le client sait que le budget disponible est limité et/ou que tous les fournisseurs ne pourront pas répondre favorablement (budgets d'administrations, marché très concurrentiel...), il est probablement recommandé de définir un prix cible, ou limite, afin de ne pas laisser les fournisseurs travailler inutilement, ou proposer des solutions inadaptées.

Attention, cette annonce de budget aura un impact sur la négociation.

Le CdC doit-il venir du client ou du fournisseur?

Idéalement, du client. Si le CdC est émis par le fournisseur, celui-ci tentera naturellement de proposer ses propres solutions, sans toujours refléter correctement vos besoins. Pour autant, le parcours idéal serait d'émettre un CdC vers un fournisseur, et de retenir les commentaires, qui peuvent être, notamment:

  • Une exigence n'a pas de solution technique sur le marché, à cet instant
  • Une exigence n'est pas économiquement justifiée.
  • Une exigence est bien en-dessous de ce que la technique peut faire à ce jour
  • Le client n'a pas assez détaillé des exigences qui pourraient pourtant mener à des refus.
  • Le fournisseur peut proposer des services, des produits supplémentaires et utiles pour peu ou pas de coût supplémentaire.

Exemples:

  • Le client détaille une ligne d'assemblage automatisée. Le fournisseur fait remarquer que les postes de vissages automatiques ne sont pas aujourd'hui économiques par rapport à un opérateur en poste.
  • Le client spécifie un outil logiciel qui sera bientôt abandonné, ou remplacé par une solution meilleure ou gratuite.
  • Le client n'a rien spécifié concernant l'environnement de travail ou les cadences imposées d'un équipement.
  • Le client demande un produit, que le fournisseur peut installer / maintenir, ou sur lequel il peut assurer de la formation.
  • Etc.

Quel lien entre CdC et contrat?

Une fois que vous avez négocié le CdC avec votre fournisseur et que vous vous êtes mis d'accord, le CdC + le prix forme le contrat. Ajoutez-y, si vous le souhaitez, quelques causes de juristes, sur le tribunal compétent, par exemple, mais fondamentalement, le CdC sera le contrat.

A noter que c'est une grave erreur que d'envoyer un CdC technique, de le négocier, retenir le fournisseur, et négocier ensuite "le contrat". Il est trop tard pour ajouter efficacement des clauses QCD ou autres.

Quelle taille de document est adaptée?

 Question particulièrement importante et difficile. En résumé:

  • Un CdC incomplet génèrera des litiges. Parfois, également, les commerciaux ne répondront pas, acr ils penseront que le client n'est pas prêt (il faut attendre), ou qu'il y a un danger (litiges), ou qu'il y aura trop de travail de redéfinition.
  • Un CdC trop long peut décourager les commerciaux qui ne le répondront pas. Alternativement, ils peuvent répondre, en n'ayant lu qu'une partie.

La taille idéale dépend donc:

  • Du montant du marché
  • De la culture des commerciaux et de leurs entreprises (haute technologie?)
  • Des risques

Un indicateur plaisant qui vaut la peine d'être signalé est

"Beaucoup de cahiers des charges détaillés et cependant accessibles font 6 pages..."

 A vous de vous positionner...

Y a-t-il des CdC standards?

Par définition, le CdC étant l'expression de VOS besoins, il a peu de chances d'être le même que celui du voisin. Il est donc (malheureusement) conseillé d'être prudent sur l'utilisation de CdC venant de l'extérieur.

Cependant, il est certain que certaines activités sont suffisamment "industrialisées" ou répétitives pour que vous puissiez retrouver des éléments réutilisables. Voici quelques exemples de CdC pour lesquels vous aurez sans doute intérêt à échanger avec des collègues:

  • Maintenance d'ascenseurs, de machines industrielles
  • Nettoyage de bureaux
  • Traductions de textes
  • Réalisation de site Internet (pour une catégorie de besoin identique au vôtre, par exemple: mairie de petite commune, association sportive, entreprise de VPC...)
  • Location de véhicules
  • etc..

Par ailleurs, la lecture de CdC ou de contrats vous apportera sans doute des idées sur des risques que vous pourriez avoir oubliés, ou sous-estimés, ou sur des méthodes de prévention, ou curatives que vous ne connaissiez pas.

On me parle de Cahier des Charges Fonctionnel. Qu'est-ce que c'est?

Le Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) est une façon de rédiger le Cahier des Charges qui est axée sur les résultats. Il s'oppose au Cahier des Charges technique (CdCT)

CdCT: Qu'est-ce que c'est? Comment c'est fait? C'est fait de quoi?

CdCF: A quoi ça sert?

Le fournisseur qui se voit imposer un cdCT doit fournir conformément au plan ou à la référence produit. a vous de voir ensuite si c'était ce qu'il vous fallait. (obligation de moyens)

Le fournisseur qui se voit imposer un CdCF doit trouver une solution qui fournit les résultats attendus (obligation de résultats).

Un bon Cahier des Charges Fonctionnel se rédige d'une façon un peu particulière et il peut être bon de se documenter (ou se former) sur ce sujet.

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